НК РФ, в частности ст. 169, не устанавливает, каким способом подписывать счета-фактуры. Нет никаких уточнений по данному вопросу и в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Однако, согласно многочисленным разъяснениям контролирующих органов, проставлять факсимильные подписи на счетах-фактурах нельзя. Вычет по ним неправомерен (письма Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48, УФНС России по г. Москве от 7 октября 2010 г. № 16-15/104968@).
Президиум ВАС РФ разделяет эту позицию. В постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 отмечено, что факсимиле представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. А статья 169 НК РФ не предусматривает возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. В связи с чем отступление от установленных правил влечет правомерный отказ в применении налоговых вычетов по ним.
Таким образом, если организация заявит НДС к вычету на основании указанных счетов-фактур, конфликта с налоговиками избежать вряд ли удастся.
Что касается первичных документов, то для них действующее законодательство (в частности, Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) тоже не предусматривает использование факсимильной подписи. Но и не содержит прямого запрета.
По мнению Минфина России, документы с факсимильной подписью не являются оправдательными для целей учета по налогу на прибыль (письма от 13 апреля 2015 г. № 03-03-06/20808, от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404).
В то же время арбитражные суды указывают, что использование в первичных документах факсимильных отпечатков подписи не лишает налогоплательщика права учитывать расходы при исчислении налога на прибыль. И не означает, что документы оформлены с нарушением.
Такие выводы содержат постановления ФАС Поволжского округа от 3 августа 2010 г. по делу № А72-18254/2009, ФАС Волго-Вятского округа от 13 апреля 2009 г. по делу № А82-3115/2008-27, ФАС Московского округа от 26 апреля 2005 г. по делу № КА-А40/2975-05.
Если компания готова спорить с ИФНС, то можно принимать к учету первичные документы с факсимильной подписью. Шансы выиграть спор в суде возрастут, если организация согласует с контрагентом возможность удостоверять первичные документы таким способом.
Ответы на наиболее часто встречающиеся вопросы.
|
Вопрос |
Комментарии |
| Где ставится факсимильная подпись?
|
Факсимильная подпись ставится на документах, которые не влекут за собой материальной ответственности. Чаще всего данную подпись ставят:
Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании. |
| В каких случаях нельзя использовать факсимиле?
|
Обычно факсимильную подпись не рекомендуют ставить на следующих документах:
Обычно факсимильная подпись используется работниками компании, когда руководитель предприятия отсутствует на своем рабочем месте. Однако использовать ее не так просто, как может показаться изначально. Рассмотрим пример: Пришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте. В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре. В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя. Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара. В законодательстве не указано никаких ограничений в плане использования данной подписи на счетах-фактурах. Данный документ должен быть подписан в обязательном порядке директором компании и бухгалтером, но в каком именно порядке не сказано. Но следует учитывать, что если на счете-фактуре ставят факсимильную подпись, то данный документ не должен быть зарегистрирован в книге, в которой отражают продажи и покупки, так как существуют определенные нормы по заполнению данной книги. |
| В каких случаях можно использовать факсимиле? | Список документов, которые можно подписывать факсимильной подписью, в соответствии с законодательством:
|
| Как использовать факсимильную подпись?
|
Для того чтобы руководитель компании смог использовать факсимиле, ему необходимо издать приказ и в нем указать все положения и правила использования данной подписи. Обычно данный приказ содержит в себе следующие положения:
Когда предприниматель наделяет должностное лицо правом использования факсимильной подписи, то следует доверять ее только тем лицам, чьи подписи заверяются. Если же доступ будет иметь какой-нибудь другой сотрудник, то в этом случае будет нарушены правила оформления первичной документации, а, соответственно, и документооборот в целом. Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле. Обычно такую подпись подделать нет возможности. Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность. Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией, когда они не знают каким образом можно поставить факсимильную подпись на электронном документе. Для этого существует достаточно много программ, которые облегчают работу сотрудника компании. |
| Преимущества факсимильной подписи
|
Существует целый ряд преимуществ по использованию факсимиле в документообороте компании:
|
