Лица, получившие наличные деньги на хозяйственные нужды организации, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Но если подотчетные деньги выданы без оформления нужных документов, с них не только придется удержать НДФЛ, но и уплатить страховые взносы. К такому выводу пришел Верховный Суд в определении от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792.

Как правильно выдать деньги под отчет

Чтобы выдать деньги под отчет, нужно составить приказ. В нем укажите Ф.И.О., суммы наличных денег и срок, на который выдаете деньги. Приказ оформлять не потребуется, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем.

Обратите внимание! С 30 ноября 2020 года приказ можно оформлять на несколько выдач наличных денег нескольким подотчетным лицам.

Приказ об утверждении списка подотчетных лиц, которые вправе получать деньги от фирмы на ее нужды, издавать вы не обязаны, но можете его издать по своему желанию.

На выдачу подотчетных сумм оформите расходный кассовый ордер.

О расходовании полученных сумм подотчетное лицо обязано отчитаться, предоставив авансовый отчет. 

Срок представления авансового отчета теперь устанавливает руководитель. Требование о необходимости отчитаться по израсходованным подотчетным суммам в течение 3-х дневного срока, отменено. Исключение – срок отчета по командировке. Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах нужно по-прежнему представлять в течение 3-х рабочих дней после возвращения.

Что грозит работнику, который не отчитался по подотчетным суммам

Налоговики установили, что фирма выдавала деньги сотрудникам, не оформляя приказы и заявления, которые подтверждали использование подотчетных сумм на хозяйственные нужды организации. Кроме того, работники не всегда представляли авансовые отчеты по ним.

В тех же авансовых отчетах, которые проверили налоговики, нашли нарушения. На лицевой стороне отчета, выданные и перечисленные суммы в графах «Получено из кассы» и «Перечислено на банковскую карту» не были заполнены. Остатки денежных средств в большинстве авансовых отчетах отсутствовали или их переносили в следующий авансовый отчет в завышенной, либо в заниженной сумме.

Если подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации и при этом остались в распоряжении работника, у организации возникает необходимость удержать НДФЛ.

Но, как указали налоговики, установившие нарушения при выдаче подотчетных средств, денежные средства, выданные работникам без оформления приказов и заявлений, облагаются еще и страховыми взносами.

Поэтому, организации предписали удержать НДФЛ и доначислили страховые взносы. И суды всех инстанций с решением ИФНС согласились. Верховный суд не стал пересматривать их решения. В определении от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792 Верховный Суд пришел к выводу: если у фирмы нет документов, подтверждающих расходование сотрудником принятых под отчет денежных средств, они признаются его доходом, с которого организация обязана исчислить и удержать НДФЛ, а также уплатить страховые взносы.

Поделиться:

Новости

Малый и средний бизнес сможет получить льготное финансирование на инвестцели под 3 – 4,5% годовых

Министр экономического развития России Максим Решетников в понедельник, 8 августа, выступил с докладом на совещании с вице-премьерами под руководством Председателя Правительства Михаила Мишустина. Глава Минэкономразвития

На Госуслугах стартовал прием заявок на отсрочку для ИТ-специалистов в рамках осеннего призыва

ИТ-компании с 2 августа могут воспользоваться специальным сервисом Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru/armydelay) и подать заявки на отсрочку от армии для своих сотрудников в рамках осеннего призыва. Заполненные

На «Госуслугах» появилась возможность подачи заявлений о постановке на учет самозанятых

Предприниматели могут подать заявление по постановке на учет в качестве самозанятых через портал Госуслуг. Такие изменения были внесены в Федеральный закон «О проведении эксперимента по