О способах защиты бизнеса и снижения рисков от самых неприятных последствий бухгалтерских ошибок — в таблице ниже.
| Последствие | Рекомендации по защите |
| Доначисление налогов. | Доначислить налог могут не только из-за Ваших ошибок, но и из-за контрагента, которого Вы недостаточно проверили. Это распространенная практика: если ФНС признает контрагента недобросовестным, то Вашей компании доначислят налог на прибыль, НДС и оштрафуют. Для бухгалтеров проверка контрагентов — дело новое. Не все пока знают, где искать достоверные сведения. Срабатывает привычный подход: раз менеджеры заключили договор с этим контрагентом, значит он надежный. Рекомендуем: Утвердите в компании регламент проверки контрагентов.Поставьте задачу главбуху — каждый месяц производить сверку с покупателями и поставщиками.При подписании актов сверки, обращайте внимание на любые расхождения в цифрах и требуйте пояснений. |
| Блокировка счета. | Из-за блокировки Вы не сможете открыть счет ни в одном банке, пока ФНС не снимет ограничение. Приостановить операции по счетам ФНС может: за неуплату налогов, пеней или штрафов после требования об уплате;бухгалтер не сдал или сдал не в том виде налоговую отчетность (часто из-за технических сбоев или из-за того, что письмо из ФНС затерялось среди другой корреспонденции). За отсутствие налоговой отчетности приостанавливают операции по всем расчетным счетам организации, а у ИП еще и по личным. Рекомендуем: Возьмите под контроль все письма из налоговой. Прежде чем применять карательные меры, ФНС всегда предупреждает.Лично визируйте письма и распределяйте их между сотрудниками для исполнения. Так Вы сможете контролировать и отчетность, и налоги. |
| Восстановление учета. | Совершенно нормально, когда компании нанимают универсальных специалистов. Но при этом надо не забывать, что бухгалтер может прекрасно разбираться в аспектах учета, но при этом теряется в специфике Вашей отрасли, например в учете лизинговых операций. Так появляются ошибки на конкретных участках. Рекомендуем: Если появляются малейшие сомнения, что с бухучетом в компании что-то не так, заказывайте финансовый аудит. Лучше делать это перед отчетными периодами, например в мае или ноябре. |
| Полная потеря бухгалтерской базы. | Даже небольшая потеря информации в базе может нарушить ее целостность и привести к некорректной работе. Если база хранится на отдельном компьютере без резервного копирования, то компьютерный вирус, проблема с жестким диском или переустановка операционной системы могут ее полностью уничтожить. Как вариант, если Вы плохо расстались с бухгалтером, то он, обидевшись, может удалить отдельные документы или даже всю базу. Рекомендуем: Ограничьте доступ к базе бухучета, разграничив права на внесение, редактирование и удаление информации в учетной системе. У каждого пользователя должен быть свой логин, пароль. Так можно легко отследить, кто и какие изменения вносил. Настройте ежедневное резервное копирование данных из учетной системы. Проверьте, как бухгалтер хранит документы. Вся бумажная документация должна храниться в офисе, не разрешайте приходящему бухгалтеру уносить ее домой.Обратите внимание на структуру хранения: договоры должны быть в отдельной папке; счета-фактуры, накладные — в другой; счета с платежными документами — в третьей. |
- Дополнительные меры по защите себя и компании от бухгалтерских ошибок.
- Введите еженедельные встречи с бухгалтерами, где они смогут озвучивать проблемы и держать Вас в курсе дел. Попросите готовить к встречам отчеты: сколько было реализаций, поставок, что с отчетностью, с налогами, контрагентами.
- Контролируйте переводы денежных средств. Лично подписывайте платежные поручения. Можно поручить бухгалтеру составлять еженедельный план платежей. Тогда у Вас на руках будет утвержденный документ, с которым будете сверять текущие переводы.
- Разделите бухгалтерский и управленческий учет, если позволяет масштаб бизнеса. Поручите их вести разным людям. Эффективнее всего, если бухучетом занимается бухгалтерия, а управленческим учетом — экономический отдел.
- Контролируйте документооборот. Утвердите регламент сдачи накладных, актов и счетов-фактур в бухгалтерию. Подписывайте лично все расчетные ведомости. Не все руководители это делают, но это Ваша обязанность — налоговая при проверке обращает на это внимание.
