Перечень самых простых решений по автоматизации, которые сэкономили компаниям и помогли заработать миллионы.
Многие люди относятся к вопросу ИТ и автоматизации, как к большим инвестициям, ставя под сомнение их окупаемость.
Сегодня я не буду вас убеждать, в том, зачем нужна автоматизация, что она дает, и тд и тп.
Сегодня я расскажу вам о том, как без больших инвестиций, с помощью простых и быстрых решений компании экономят и зарабатывают миллионы.
Итак:
1. Установите границы «адекватных» значений
В одной из компаний отдел клиентского сервиса принимает заказы по телефону и электронной почте из файлов. Клиенты могут ошибиться. Могут прислать файл с ошибкой – перепутана единица измерения, или количество в 10 или 100 раз больше. При большом потоке операторы каждый заказ проверять не могут. Ошибка всплывает тогда, когда клиент при приемке возвращает не нужное ему количество товара. И товар уходит в утиль, а вместе с ним понесенные издержки на сырье, зарплату, падение лояльности клиента.
Решение — Простая формула: заказываемое значение сравнивается с прошлыми заказами за месяц. И если текущий заказ превышает статистический в два раза, то система сразу сигнализирует и просит оператора обратить внимание. Оператор уже может позвонить клиенту и уточнить.
Цена вопроса – 5000 руб. за работу программиста. Трудоемкость – 3 часа.
Результат – снижение потерь на 300 тыс. в мес., или 3,6 млн. в год.
2. Сократите воровство – введите запреты на исправления
Возможность исправления данных в системе – лазейка для воровства. Расходный ордер со склада после факта отгрузки и возврата документов может быть изменен в большую сторону. Т.е. по программе списано больше, чем отгружено, продукция в размере дельты забирается к себе. Когда у вас сотни наименований, тысячи отгрузок в день, постоянно проверять каждый документ и пересчитывать склад просто физически невозможно.
Самое простое здесь – это запретить изменение данных после их ввода. Права на изменение нужно дать только руководителю. Изменение данных должно сопровождаться специальной формой, где обязательно указание причины корректировки.
А статистика по причинам исправления документов и по сумме корректировок выводится в сводный отчет для руководства.
Первый эффект – люди начинают нести большую ответственность, меньше ошибаются при вводе. Сокращаются потери от ошибок.
Второй и основной эффект – все корректировки становятся прозрачными. И любой всплеск по корректировкам пристально анализируется и разбирается руководством.
В компании, где мы это сделали, снизился объем воровства на складе.
Цена вопроса – 24 000 руб. за работу программиста. Трудоемкость 2 дня.
Результат – снижение недостач на 1 млн. в мес., или 12 млн. в год.
3. Выполните однотипную работу за людей – дайте им заполненный шаблон
Если в вашем бизнесе есть LTV, и постоянные клиенты делают заказы, как правило, на одни и те же товары, упростите им жизнь. Сделайте так, чтобы при выборе клиента заказ заполнялся автоматически на основе статистики продаж этому клиенту. Менеджеру останется только откорректировать количество.
Компания, где мы это сделали, изменила график работы и количество операторов по приему заказов.
Цена вопроса – 5000 руб. за работу программиста. Трудоемкость 3 часа.
Результат – снижение затрат на ФОТ на 100 тыс. в мес., или 1,2 млн. в год.
4. Примените простую математику к закупкам
Если вы торгуете товарами регулярного спроса, то проанализируйте несколько показателей.
Посчитайте по каждому товару средние продажи за день. Затем посчитайте складские остатки по каждому товару и выразите их в ценах продажи. И поделите одно на другое – остаток на среднедневной объем продаж. Если у вас есть вся статистика, то эти расчеты можно сделать в EXCEL.
Вы получите количество дней, на которое у вас закуплен каждый товар.
Скорее всего по ряду позиций этот показатель будет большим. Два месяца, четыре месяца, а то и год. Это замороженные деньги. Ведь товар можно закупать чаще меньшими объемами. Сократите показатель вдвое, и вы вытащите половину денег, вложенных в купленный товар.
А теперь еще в прошлом посчитайте количество дней, когда ваш товар отсутствовал на складе. И это количество дней умножьте среднедневные продажи. Получите упущенные продажи из-за дефицита.
Настройте закупщику таблицу с формулами, которая будет учитывать срок поставки от поставщика и срок складского запаса. Сделайте поставки более точными.
По данному направлению мы делали несколько проектов, которые отличаются сложностью расчетов.
В компании, где мы реализовали самый простой алгоритм расчета, в течение трех месяцев объем склада сократился на 20%, за счет чего высвободилось 10 млн. рублей.
Разработка для компании обошлась в 30 тыс. рублей и неделю работы программиста.
5. Настройте задание по допродажам
А теперь пару слов о том, как в бизнесе товаров регулярного спроса с коротким сроком годности повысить продажи.
Вы в системе фиксируете дату продажи клиенту. Присвойте каждому своему товару срок годности. Сделайте отчет, в котором выведите клиентов и товары последней отгрузки, по которым на текущую дату уже истек срок годности. Клиенту явно нужно снова заказывать эти товары. На основании отчета позвоните ему сами.
А также, выводите эту информацию в форму заказа клиента – обязательно предложите ему купить эти товары в момент приема заказа.
В компании, где мы это сделали, увеличились продажи на 1%. В выручке, это 20 млн. рублей в мес.
Цена вопроса – 12 000 руб. за работу программиста и два часа оператора на ввод информации по срокам годности.
6. Предложите аналог, если нужного клиенту товара нет
При большом ассортименте сложно в голове держать информацию об аналогах и всех возможных заменителях.
Добавьте в карточку товара ссылки на аналоги. Выведите эту информацию в форму приема заказа.
Если у вас в наличии нет нужного клиенту товара, предложите ему сразу аналог. Конверсия в продажу вырастет.
В одной из компаний после такой нашей настройки конверсия в продажу выросла на 10%. Выручка в месяц выросла на 500 тыс. или 6 млн в год.
Цена вопроса – 5 000 руб. за работу программиста и два дня работы оператора по заполнению данных по аналогам.
7. Сократите время заключения контракта – дайте доступ к системе сотруднику в полях.
В оконной компании мы сделали простой интерфейс для замерщиков и дали доступ к вводу и расчету заказа, и формированию договора с планшета.
Цена вопроса – стоимость планшета плюс 8000 тыс. рублей за работу программиста.
Результат – рост конверсии в продажу в 1,5 раза, рост продаж на 5 млн. рублей в месяц.
8. Настройте автоматические «напоминалки» менеджерам
Об этом все знают, но мало кто делает. Сколько клиентов мы теряем, потому что забываем вовремя позвонить? А сколько хороним, после очередного недозвона?
Настройте создание автоматических напоминаний менеджерам в зависимости от выбора результата звонка.
А еще не забудьте про допродажи и LTV. Настройте после закрытия сделки автоматическое создание напоминалки через две недели или месяц – позвонить клиенту и узнать, как у него дела.
В оконной компании эти простые решения увеличили продажи на 20%, выручка выросла на 2 млн. рублей в месяц.
Цена вопроса – 8000 рублей за работу программиста.
9. Начните вводить на одну цифру больше и увеличьте точность расчетов
Если вы планируете производство и закупки исходя из статистики продаж, то это решение для вас.
Самое главное – как можно точнее спрогнозировать спрос. А для этого нам нужна статистика спроса, а не продаж. Ведь спрос – это не только то, что продали, а также то, что мы не смогли продать по причине дефицита. Наверняка в вашей системе эта информация не учитывается.
Сделайте форму, фиксируйте в ней дефицитный объем товара при обращении клиента. Используйте эти данные для прогнозирования.
В компании, где мы это сделали, точность прогнозов выросла на 5%.
Результат – сокращение дефицита при обращении клиента и рост продаж на 2 млн. рублей в месяц.
Цена вопроса – 8 000 рублей за работу программиста.
10. Поменяйте шрифт и привлеките внимание
А вот самое «тупое» и простое решение.
У компании производителя кондитерских изделий была следующая проблема. В часть сетей продукция отгружалась как «частная марка» в индивидуальной упаковке.
Грузчики собирали маршруты по погрузочному листу, и часто путали стандартную упаковку с индивидуальной, так как продукция одна и та же и называется одинаково.
А незначительное изменение название при интенсивной работе не воспринимается.
Как следствие – пересорты, штрафы от сетей за неверные поставки заказов, которые измеряются сотнями тысяч.
Решение — В погрузочном листе «частную марку» просто выделили жирным.
Цена вопроса – 2000 руб. за работу программиста. Трудоемкость – 1 час.
Результат – снижение пересортов и сокращение потерь на 800 тыс. в мес, или 9,6 млн. в год.
А теперь
Взгляните на свой бизнес сверху. Обратите внимания на места, где у вас явные потери – штрафы, брак. Проанализируйте действия на пути от заявки клиента до получения денег.
Найдите простые способы, с помощью которых можно сократить и предотвратить потери. Найдите простые способы ускорить путь от заявки до денег, это увеличит продажи.
