Когда проектов несколько, можно между ними более-менее маневрировать. А когда больше, да ещё в придачу имеется основная работа/семья/ребенок или всё сразу в комплекте? Вот как здесь всё успевать? Ничего не пропустить и создать себе хорошую репутацию может помочь грамотное распределение задач.
Очень удобно разбивать задачу на графические циклы управления следующим образом:
Почему это эффективно работает, сейчас расскажу подробнее по пунктам:
Каждый новый проект – это как новая пьеса, только ещё не поставленная на сцене. Где заказчик выступает её автором, а таргетолог — режиссером-постановщиком. Сюжеты могут быть совершенно разные: увеличение количества подписок или участников в сообществе, продажа продукта/услуги. Нередко речь идёт и о ведении группы.
Клиент может прийти по рекомендации либо быть найденным самостоятельно. Это единственное различие, далее никакой предвзятости и панибратства — необходимо провести полный сбор информации и дальнейшую её обработку. Обычно у меня обсуждение с потенциальным заказчиком происходит по следующему алгоритму: общение в текстовом формате — заполнение брифа — обратная связь по удобному для клиенту каналу: почта, соц.сети, в телефоном режиме либо по скайпу.
Если заказчик пишет «ВКонтакте», поинтересуйтесь у него, как ему удобнее будет общаться (текстом/голосом) и в какое время (надо брать в расчет, если он живёт в другом часовом поясе).
Как оценить затраченное время.
Точно — минута в минуту — сказать, скорее всего, не получится, только примерно. Ведь на данном этапе время зависит от масштаба проекта, его задач и бюджета, скорости, с которой вы можете выполнить то или иное действие (к примеру, подготовить тизеры и т.д.). Так, к примеру, обсуждение по привлечению новых подписчиков в сообщество для молодых мам с бюджетом 8 000 руб., очевидно, займет меньше времени, чем продвижение сети ресторанов из 4 пабликов и с общим бюджетом 700 000 руб.
Клиенты встречаются разные, с различными пожеланиями и даже требованиями. К примеру, не запускать РК пока не утверждены изображения и текст, пока ему точно не будет расписано в деталях, на какую ЦА, гео будет вестись настройка и т.д.
Например, случилась у меня однажды и такая ситуация:
Что делать в таких ситуациях.
Её развитие зависит от того, кто клиент. Если заявленный бюджет условно в 4 000 р., то лучше сберечь свои нервы и время уделить другим проектам. Так как вечное согласование и сделанное «на вкус» клиента будет намного трудозатратнее, чем предполагалось. И где гарантия, что слоганы и тизеры не приведут к неудачной РК? Согласиться на данный вариант стоит, когда заказчик — крупная кампания, и с вами взаимодействует по этому вопросу компетентный маркетолог, бренд-менеджер и т.д.
Даже если вы работаете удаленно и начинаете рабочую деятельность далеко за обед, не игнорируйте составление графика работы. Это поможет оптимально структурировать рабочий процесс.
Мне помогает выписывание проектов, которым я должна уделить время в конкретный день. Если есть возможность выполнить заранее, стоит этим пользоваться. Почему? Наглядный пример:
Одному из клиентов необходима услуга по наполнению сообщества постами (1-7 шт. в день), я прорабатываю предварительно контент-план на неделю/14 дней/месяц. Согласую с клиентом и выкладываю отложенными постами.
Что это дает: заказчику — возможность оценить качество предлагаемого контента, внести при необходимости корректировки, а мне — подстраховаться от форс-мажора — внезапного отключения Интернета, электричества и других «сюрпризов» в день выкладки постов.
В случае, когда требуется несколько услуг — таргетированная реклама и ведение сообщества, разделяйте задачи. Для каждой составляйте отдельный план работ. Это позволит не рассредотачиваться и оперативно переключаться между ними.
По версии одной известной американской методологии планирование занимает порядка 50% всего времени, что особенно подчеркивает его значимость.
После того, как круг задач определен, начинается не менее ответственный этап — расстановка приоритетов. Что выполнять в первую очередь? Мне лично помогают справиться с различными проектами следующие инструменты:
Вычеркивание дел. Здесь все понятно: пишется список задач на день/неделю и по мере выполнения вычеркивается.
К примеру, вот так выглядит один из моих рабочих дней:
Плюс. Простота. Ежедневный/еженедельный список задачи может быть как чисто рабочий, так и общий. Так, если вам необходимо покормить кота, позвонить в химчистку или сходить в булочную, то можно, конечно, дописывать к задачам и делать общим списком.
Недостаток: Большое количество файлов, в которых случайно можно «потеряться» или удалить. Проблема может возникнуть и на этапе формирования — неверно составленные приоритеты по задачам;
Еще один вариант-помощник: «Хронос-Кайрос». Так называемое оптимальное распределение времени, когда:
Дела планируются в хронологическом порядке – переговоры, составление РК – запуск сплит-теста – отчет клиенту;
- Запланированные дела заносятся в календарь, к примеру, у меня они на смартфоне в Google Календаре;
- Отдельно ведётся список задач, которые могут быть выполнены при наступлении определенных событий. Например, при утверждении заказчиком изображений запускается сплит-тест РК.
Плюс. Простота.
Недостаток. При таком методе держать все планы необходимо в текстовом виде, например, «в облаке», чтобы в любой момент можно было зайти и посмотреть их с мобильного устройства;
Эффективно делить задачи (дела) на срочные, важные, не срочные и неважные помогает и Матрица Эйзенхауэра:
Плюс. Никаких заморочек, все просто и логично. Можно выполнять как в Word, так и на обычной бумаге.
Недостаток: Можно ошибиться с выставлением приоритетов по задачам. Для избежания этой ловушки можно попробовать исходить из позиции: «Что повлечет за собой невыполнение той или иной задачи?». К примеру, если на повестке из блока: «Срочно и важно» заняться контент-планом на следующую неделю, а РК вся ушла в минус, то логичнее будет сразу переключиться на оптимизацию кампании. И не ждать часа Х, когда очередной смотр РК.
Совет. Соблюдайте баланс, работая над задачами максимально качественно, но учитывая ограниченность по времени и ресурсам.
Контроль необходим на протяжении всего периода работы над проектом. Это не значит, что необходимо ежеминутно проверять рекламные кампании, но и запустить их и забыть тоже нельзя. Так, исходя из особенностей РК, я определяю промежуток, через который проверяю открутку объявлений, провожу её оптимизацию и т.д.
Что это даёт: позволяет вовремя реагировать на пополнение лимитов, убирать «минусовые» объявления, заменяя их на новые тизеры. Да, неудобно, особенно при ожидании прохождения модерации. Но это не значит, что надо привязанным сидеть у монитора и ждать, можно запараллелить с какой-то ещё задачей, к примеру, просмотром кейсов.
Не стоит забывать делать отчеты для клиента. Сразу оговорите время, когда они должны быть предоставлены, к примеру, еженедельно, в конце каждого календарного месяца.
Пример, как может выглядеть промежуточный отчёт:
Завершение проекта — не менее важный момент, чем подготовка и проведение. Обычно достаточно отчета в произвольной форме в Exel таблице по проделанной работе.
Нередко заказчик хочет работать только по договору, так как нужны отчеты для бухгалтерии и другие закрывающие документы по факту завершения.
Самостоятельно их не сделать. Для заключения договора-оферты потребуется оформленное ИП либо партнерство с агентством, которое возьмет на себя подготовку всех актов и закрывающих документов. В этом случае придется договариваться с агентством по уплате ему процента от данной сделки.
Пример закрывающего акта от агентства:
Во всяком случае данный вопрос — нужен ли договор-оферта и форма отчетности по проведенным работам, — оговаривается до их старта, а не по факту.
На основе вышеизложенных пунктов, давайте ещё раз зарезюмируем основные моменты, которые могут помочь проекту быть успешным:
* Перед стартом проекта проставляйте всегда максимально подробные цели рекламной кампании. Что вы делаете: подписчиков? Продажи? Заявки? Также досконально проговаривайте с клиентом сроки, бюджет, оплату и прописывайте всё «ВКонтакте» либо в договоре, если работаете через него. Это спасет от 150000 проблем.
- Составляйте полный список задач по каждому проекту. Это поможет понимать, как и куда двигаться дальше, что можно оптимизировать;
- Распределяйте ресурсы на каждую из задач, убедитесь, что их достаточно. Например, вы можете выделить именно сегодня час на составление новых тизеров и успеть отправить на модерацию, чтобы завтра с утра уже запустить сплит-тест РК;
- Между задачами стройте взаимосвязь – сможете ли выполнить их параллельно либо требуется какая-то последовательность, когда выполнение следующей возможно лишь после завершения предыдущей;
- Учитывайте риски по срокам и переносу времени исполнения, повлияет ли это на сдачу проекта. К примеру, модерация РК на праздники и в выходные дни может растянуться, а потом ещё и быть отклонена. Это всё сбивает графики старта. А если у заказчика идет «горящая акция двухдневка» и под это дело надо было запустить рекламу — будут проблемы.
- Не называйте окончательную сумму без проведения сплит-теста. Договаривайтесь сперва на его проведение и по результатам смотрите уже, будете браться или нет, если да, то за какую цену;
- Если есть возможность делегировать часть работы для повышения эффективности выполнения задач, используйте этот вариант (конечно, не в ущерб качеству). К примеру, это может быть: поиск тематических картинок, чистка спама в сообществе, сбор информации по админам тематических сообществ и уточнение цен за размещение рекламных постов и т.д.
Для этого можно взять помощника, к примеру, с почасовой оплатой или за выполненный объем.
Что важно учесть на данном этапе сотрудничества:
- Обязательно составляйте инструкции и полный список по поставленным задачам. К примеру, необходим поиск картинок. Укажите их тематику, формат, приведите пример.
- Убедитесь, что цели поняты исполнителем. Как? Вариант, пожалуй один — спросить, есть ли вопросы. Для общения и обратной связи можно использовать текстовый формат, видеообращенние (к примеру, через сервис Screencast-O-Matic) либо звонок по скайпу.
- Регулярно проводите сверку по выполненной работе и затраченному времени. Не ждите дедлайна, если была допущена ошибка, то поэтапный контроль позволит её вовремя выявить и исправить. К примеру, отчетность от исполнителя может вестись в Google Диске, в чате в скайпе или в закрытой группе «ВКонтакте».
Пример отчета за несколько дней по выполненной работе от исполнителя:
Как оценивать работу исполнителя: вопрос неоднозначный. Мне удобнее рассчитываться за выполненный объем, так как при почасовой оплате задача, к примеру, занимающая примерно 45 минут может растянуться на часы. Понимаю, что хочется и чай попить, и на звонок отвлечься, и новости почитать, но всё это «съедает» время.
Сон и отдых. Важные составляющие. Они должны быть полноценными. Найдите ту «золотую середину», которая позволит вам совмещать все ваши дела. А как увеличить для этого шансы — читайте пункты выше.
Конечно, есть и «умные программы-планировщики» для индивидуальной и совместной работы и учёта затраченного времени, которые упрощают в ряде случаев процессы.
